de agenda ALV 2021

De meeste informatie over de agendapunten staat op de agenda bij het desbetreffende agendapunt zelf en in de bijlagen.

Mocht je vragen hebben over een agendapunt, schroom dan niet om ons te mailen.

De stukken voor de ALV bestaan uit de onderstaande zaken:

  1. De Agenda, die tref je onderstaand aan. Hierin staan de agendapunten met beschrijving.
  2. Het verslag ALV 2020  en de Financiële stukken heb je ontvangen.
  3. De verdere bijlagen tref je op deze pagina aan.
  4. Een pagina Vraag en antwoord ALV 2021, waar je de vragen kunt vinden die gesteld worden met de antwoorden
  5. Het instemmingsformulier ontvang je in een aparte mail, je kunt het formulier digitaal invullen en insturen. We vragen naar je naam en tuinnummer op het formulier, zodat er een check is of er geen dubbele formulieren meegeteld zijn.

De aandachtspunten

  • Als we geen instemmingsformulier van je ontvangen, gaan we ervan uit dat je geen vragen c.q. opmerkingen hebt en het overal mee eens bent.
  • Dit jaar hebben een onafhankelijke externe gevraagd om mee te kijken met het uitwerken van de resultaten van de instemmingsformulieren. Vorig jaar hebben we dit niet gedaan, maar eigenlijk vinden we het correcter dit wel te doen. We hebben dhr. Frans Ritzer gevraagd of hij deze taak op zich zou willen nemen en hij heeft hiermee ingestemd.

De tijdlijn:

9 april             definitieve agenda met bijlagen

19 april           vragen worden doorlopend beantwoord op de site t/m 19 april

26 april           uiterlijke inleverdatum stemformulieren

31 mei            uiterlijke datum verslag ALV 2021

 

de agendapunten

agendapunt 1, een opmerking vooraf

Onze ledenvergadering is een besloten vergadering, alleen toegankelijk voor leden en hun partners, medetuinders. Omdat wij nu de agenda en de stukken op de site plaatsen hebben we een vraag gekregen hierover: is het dan besloten? Ja, dat is het omdat alleen voornoemde personen mee mogen praten over de agendapunten en alleen de stemgerechtigde leden hun stem mogen uitbrengen. De stukken zijn echter openbaar.

We hebben dus een speciale pagina ALV 2021 op de site gemaakt, net als vorig jaar, en daar bevindt je je nu. Als je rond klikt op onze site komt deze pagina niet zomaar naar voren. Maar het is geen afgeschermde omgeving, waar je alleen met een wachtwoord in kunt. Dus een buitenstaander zou jouw naam te zien kunnen krijgen op de site. En hier heeft de vraagsteller bezwaar tegen.

We hebben besloten om in de agenda en bijlagen zo min mogelijk namen te gebruiken, als je een functie bekleed binnen de vereniging is dit natuurlijk niet te voorkomen. En we vermelden geen tuinnummers. Het verslag zal via de mail verzonden worden omdat we hierin natuurlijk niet de namen en tuinnummers kunnen weglaten.

agendapunt 2, verslag ALV 2020

ter informatie

Het verslag heb je ontvangen op 30 oktober via de mail, er zijn geen op- of aanmerkingen bij ons binnengekomen.

agendapunt 3, jaarverslag 2020

ter informatie

Het jaarverslag tref je bijgaand aan.

Jaarverslag Ons Genot 2021

agendapunt 4, ingekomen stukken en andere zaken die deze vergadering betreffen

De onderstaande punten zijn ter informatie

1. Klacht ‘pesten en mogelijke discriminatie’

We hebben jullie laten weten dat via de Gemeente deze klacht is binnen gekomen (zie nieuwsbericht als je dit gemist hebt). Hierop hebben wij onze reactie, een toelichting met bijlagen, verstuurd en hebben wij een gesprek gehad met de Maik Schulz, projectleider Gemeente Utrecht. Hij heeft ons alvast laten weten dat er geen enkel bewijs naar boven is gekomen. Geen enkel feit, geen enkele situatie. Ook op onze toelichting zijn geen vragen.

Dit betekent dat de klacht afgewezen wordt en wij ons dus niet (aantoonbaar) schuldig hebben gemaakt aan pesten of mogelijke discriminatie.

2. Team Duurzaamheid

In Januari 2021 zijn we, corona veilig, een duurzaamheidsgroep begonnen met de naam Egel, Kikker, Karekiet. Het team bestaat uit mensen die interesse hebben in en kennis van biodiversiteit, duurzaamheid en natuurontwikkeling. Wil je aansluiten dat kan, neem contact op met Hedwig de Gilde.

Het doel van deze groep is om mensen samen te brengen en activiteiten te ontwikkelen tbv duurzaamheid. De aandacht gaat uit naar:

  • het informeren en kennisgeven, maar ook de bewustwording van leden te  vergroten. Dit kunnen we doen door cursussen, via de website, informeren via de winkel en door de statuten van de vereniging. In de toekomst kunnen we verbindingen aangaan met de wijk en andere natuurorganisaties.
  • monitoren van dieren op ons terrein en ook onderzoeken of ons terrein zich als een ecologische verbindingszone kan ontwikkelen voor de natuur in onze omgeving.
  • habitat verbeteren voor het waterleven en insecten. De eerste aanzet hiervan is te zien in de ecologische berm langs de fruitlanen en in de paddenpoel waar 4 stukjes grond zijn ingezaaid met bloemrijke mengsels.

Vanuit de (nieuwe) leden komt steeds vaker de vraag of wij het Nationaal keurmerk natuurlijk tuinieren hebben, dit heeft Ons Genot niet. De volgende vraag is dan of wij dit kunnen halen. Ook vanuit het AVVN samen natuurlijk tuinieren (dit is hun nieuwe naam en geeft best wel iets aan) en de Gemeente is dit meermaals, met lichte druk, aan de orde gesteld.

Onze vereniging staat natuurlijk tuinieren voor. Het team zal zich het komende jaar buigen over de vragen:

  • willen wij dit keurmerk halen of niet
  • waaraan moeten wij dan voldoen en ook niet onbelangrijk wat kost het. We weten al dat het een 2-jarig traject is.
  • hoe geven wij natuurlijk tuinieren al vorm op onze vereniging
  • en hoe kunnen we dit versterken, uitbreiden.

3. Onvoorziene uitgave 2021

In 2018 is er een nieuwe watermeter op ons complex geplaatst en is de meterstand opgenomen. Het verbruik is door Vitens steeds geschat op 55 m³ per kwartaal, dus 220 m³ per jaar. Dit is niet veel, het komt ongeveer overeen met wat een 5-persoons huishouden verbruikt.

Tot onze schrik kwam van een verbruik een stuk hoger uit. Zoveel zelfs dat we dat vrijwel onmogelijk verbruikt kunnen hebben. Vorig jaar hebben we een lek gedicht in de buurt van de AED, bij tuin 80, daar bleken we al geruime tijd water te verliezen water. Eind januari hebben we getest en er stroomde inderdaad weer water weg.

Hierna zijn we, met behulp van een loodgieter, gaan zoeken naar lekkages en hebben er 1 bij de stal gevonden. Deze is ondertussen gerepareerd, maar we vrezen dat er in de (nabije) toekomst meer van dit soort lekkages zullen plaatsvinden gezien de aard van onze grond en de leeftijd van de leidingen en koppelstukken.

Wat de financiële gevolgen hiervan zijn weten we op dit moment nog niet precies, wij zijn in contact met Vitens hierover.

4. Hoe helpt de vereniging met klusjes aan tuin en huisje

Er wordt met grote regelmaat gevraagd of de vereniging kan ondersteunen bij reparaties aan huisjes, schuurtjes en het groen. In het verleden stonden wij leden met raad en daad bij. Doordat er steeds minder mensen beschikbaar zijn voor dit soort ondersteuning, wordt de daad minder. En helaas wordt de ondersteuning dus steeds meer raad. We leggen je uit hoe je iets moet aanpakken en reiken je indien mogelijk opties aan.

Voor het snoeien van hoge bomen kun je contact opnemen, als we dit niet zelf kunnen laten we dit door de firma Copijn meenemen als de kapvergunningen binnen zijn. Hier kan de vereniging een eigen bijdrage voor vragen, dit wordt natuurlijk van te voren met je overlegd. Er zijn leden die andere leden, al dan niet tegen vergoeding, helpen met werkzaamheden op hun tuin. De vereniging organiseert dit niet.

Voor deze klussen wordt ook wel eens gereedschap gebruikt van de vereniging. Hier zijn dan kosten aan verbonden, zoals bijdrage benzinekosten, elektriciteit, materiaalkosten of huur voor een aanhanger. Er kan sprake zijn van een (financiële) vergoeding voor de persoon die de klus, dus privé, uitvoert. Dit spreken de leden dan onderling af.

Vanuit het perspectief van het bestuur is dit in het belang van de tuinleden, lees makkelijker, zij zijn op de hoogte van de geldende regels, en goedkoper, geen voorrijkosten e.d., dan het inhuren van een bedrijf.

5. Gebruik Gereedschap

Alle tuinleden kunnen gereedschap lenen, dit betreft dan ‘klein’ gereedschap. Een kruiwagen, een grote snoeitang, een ijzeren vuist enzovoort.

Groot (gemotoriseerd) gereedschap is niet voor algemeen gebruik, als in vrij te gebruiken voor de leden. Vaardigheid in het gebruik of besturen is absoluut noodzakelijk. De leden die deze apparaten bedienen hebben allemaal een training hiervoor gevolgd. Dit zijn wij natuurlijk verplicht omdat de vereniging aansprakelijk is voor deze personen mochten zij gewond raken tijdens het gebruik van dit gereedschap.

Verder willen we voorkomen dat er schade berokkend wordt aan het algemeen groen, zoals gebeurd is met de bosmaaier aan de fruitbomen, of de aanhangwagens, die zijn weleens teruggezet met lekke band, stukgetrokken stekkers en een gebroken achteras. Deze schades zijn bewerkelijk en duur voor de vereniging.

Primair wordt dit gereedschap gebruikt ter ondersteuning van de algemene werkzaamheden op ons complex. Dus bij klussen als het verrijden van aarde of zand voor het algemeen groen of voor tuinen die door de vereniging opgeknapt worden, het weghalen van boomwortelstronken of heggen of grote hoeveelheden snoeiafval.

6. de aankoop tuinaarde

Er is een vraag binnen gekomen om de prijzen van tuinaarde eens te vergelijken tussen onze huidige leverancier De Bree en de Groen-Recycling Utrecht. het winkelteam is hiermee aan de slag gegaan, want dit is een interessante vraag, en de resultaten staan hieronder. Bij deze vergelijking zijn wij uitgegaan van bemestte tuinaarde.

 Op basis van aantal kuubzelf halen (incl. BTW)/ per kuub – Euro’sbezorgkosten/ per kuub – Euro’stotaal inkoopkosten/ kuub – Euro’s
De Bree1021,007,5028,50
Utrecht Groen-Recycling1021,509,0030,50

Als je uit gaat van 10 kuub bemeste tuinaarde (incluis BTW + leveringskosten) dan horen daar de volgende inkoopbedragen bij:

  • De Bree: € 28,50 per kuub
  • Groen Recycling Utrecht: € 30,50 per kuub

Groen Recycling Utrecht rekent € 90 euro vervoerskosten per uur. En ze denken zelf dat de levering 60- 75 minuten kost. In de berekening zijn we van de goedkoopste leveringskosten (1 uur à € 90) uitgegaan; er is dus een kans dat de leveringskosten van Groen-Recycling in realiteit zelfs nog hoger zijn dan de € 90 die we nu gebruikt hebben in de berekening. Dit betekent dat op basis van de inkoopkosten onze huidige leverancier goedkoper is dan Groen-Recycling Utrecht.

Voor de volledigheid laten wij weten dat Groen-Recycling Utrecht ook bemeste tuinaarde levert, die je ook zelf kunt ophalen. De vereniging kiest voor bemeste tuinaarde en dit zal de winkel blijven bestellen via firma De Bree.

7.de schouw

Dit jaar hebben we de tuinen weer geschouwd. En ons complex heeft er nog nooit zo goed uitgezien. Veel van de tuinders zijn tijdens de corona-perikelen hard aan de slag geweest. Of zoals onze voorzitter Harry de Groot het zegt: ik kan geen haksel meer zien!

Hoe werkt het schouwen eigenlijk?

De schouwcommissie bestaat dit jaar uit 4 personen, die individueel en zo objectief mogelijk de tuin scoren. De taak van de schouwcommissie is het schouwen, dus controleren of de tuinen en de opstallen voldoen aan de regels zoals die staan omschreven in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, deze zijn beschikbaar bij de spelregels op onze site.

De individuele scores van de commissieleden worden vergeleken met elkaar en hieruit komen de aandachtspunten zoals vermeld op het formulier en het cijfer. We werken dit jaar voor het eerst met een formulier, dit om meer inzicht te verschaffen aan de leden over waar de schouwcommissie naar kijkt. De resultaten moeten verwerkt worden, gecontroleerd en verzonden naar de leden. Misschien leuk om te weten dit lukt allemaal in ongeveer 7 minuten per tuin, dit is inclusief reistijd. De totale arbeidsduur bedraagt ongeveer 1344 minuten per persoon.

Nieuw was het formulier dat werd gebruikt. Hier kwamen positieve reacties op zoals: leden gaven aan het prettig te vinden dat er structurele aandacht voor de tuinen is en dat het formulier inzichtelijk maakt waar naar gekeken wordt. Er kwamen ook wat negatieve reactie en feedback, die gingen over de ‘toon’ van het formulier.

Het formulier is bedoeld om de aandachtspunten duidelijk te maken, dit zijn de punten die op jouw tuin aangepakt dienen te worden. In de voorafgaande tekst staat dat als er niets vermeld wordt, dit betekent dat het betreffende onderdeel in orde is. Het formulier vol schrijven maakt het onoverzichtelijker en het kost ook gewoon te veel tijd om proza weer te geven. Dat kost veel tijd en maakt het wat onoverzichtelijker. Nu zie je in een oogopslag wat er moet gebeuren.

Ook het cijfer is dit jaar nieuw en zoals eerder gezegd is dit bedoeld om makkelijk te kunnen zien of je tuin beter of slechter scoort dan het jaar ervoor. Eén tuinder heeft laten weten dat ze dit wat kinderachtig vindt en een andere tuinder gaf aan dat hij verwachte dat iedere tuinder zijn tuin wel een 10 vindt. Dit laatste klopt niet helemaal want er zijn meerdere reacties binnengekomen dat tuinders het eens zijn met het cijfer of die hun tuin zelf een puntje lager gegeven zouden hebben. Er zijn 11 tuinen die een 4 of lager hebben gescoord, deze tuinders worden uitgenodigd voor een gesprek. Er zijn n.a.v. de schouw al twee tuinen opgezegd.

De schouwcommissieleden begrijpen echt dat het niet leuk is om te horen dat jouw tuin slecht scoort, terwijl je er misschien wel veel tijd in hebt gestoken. Dit heeft dan niet geleidt tot het gewenste resultaat en dat is erg jammer.

Wat we ook zien gebeuren is dat een tuinlid denkt dat hij/zij toestemming heeft gekregen voor het een of ander van het vorige bestuur en soms is dat gewoon zo. Het komt ook voor dat het vorige bestuur aangeeft dit klopt en als er dan geen schriftelijke bevestiging van is, is dit een complexe situatie waar het huidige bestuur een mouw aan moet passen. Als er regels van de Gemeente / AVVN overtreden worden moet het tuinlid zich daar in ieder geval aan houden, zoals bijv. geen beplanting binnen zoveel cm. van de slootkant, dat is en blijft gemeentegrond.

En tenslotte, we kunnen het niet vaak genoeg zeggen, heb je hulp nodig, kom naar het bestuur dan kan gezamenlijk een plan gemaakt worden.

agendapunt 5, financieel overzicht 2020 met toelichting door de Penningmeester

ter vaststelling

de financiële stukken heb je per mail ontvangen

agendapunt 6, kascontrolecommissie
 

ter informatie

Henk Brienesse en Henk Nass zijn tijdens de vorige ALV benoemd als kascontrolecommissie en Henny Rosendaal beklede als reservelid. Frans Ritzer was betrokken als Financieel adviseur.
De kascontrolecommissie verklaart de stukken correct en stelt voor het bestuur te dechargeren. Kascommissie_DECHARGEVERKLARING_2020 De ondertekende verklaring van de kascontrolecommissie ligt ter inzage bij de Penningmeester.

agendapunt 7, begroting 2021

ter vaststelling

de begroting 2021 heb je via de mail ontvangen.

bij agendapunt 8, contributie en pacht

De onderstaande punten zijn ter vaststelling

De achtergrond

Afgelopen jaren zien we de kosten stijgen en de inkomsten teruglopen. Vorig jaar was natuurlijk heel bijzonder. Door corona zijn de winkel en de kantine het grootste deel van het jaar dicht geweest. Hierdoor zijn we een hoop inkomsten misgelopen. De kosten gaan wel door. Hierdoor teren we dus al een paar jaar in op onze reserves. Dit vinden we een slechte zaak.

We verwachten dat deze trend doorzet en dat ook in de komende jaren de kosten zullen groeien. Het is lastig onze groep vrijwilligers op niveau te houden. De mannen en vrouwen die kilometers heg snoeien, slootkanten maaien, bomen en struiken snoeien en de gebouwen en installaties onderhouden en schilderen.

De pensioenleeftijd wordt hoger. Gingen 15 jaar geleden mensen op hun 58e met de VUT, binnenkort gaan de op hun 68e met pensioen. Die groep actieve jong-gepensioneerden die nu nog heel veel werk voor de vereniging verzetten wordt kleiner en wordt niet aangevuld.

De nieuwe generatie tuinders bestaat voor een groot deel uit werkende jonge gezinnen, vaak met jonge kinderen. Die hebben een druk bestaan en dus niet veel tijd om te investeren in de vereniging. Ze zijn vaak blij hun eigen tuin op orde te krijgen.

Dit betekent nu al dat we bepaalde taken moeten uitbesteden. De financiële administratie zullen we moeten uitbesteden omdat we geen vrijwilligers kunnen vinden om dit te doen. Ook het groot onderhoud aan het groen op het terrein kunnen we nauwelijks meer behappen en zullen we  op termijn door derden moeten laten doen. De gemeente speelt hier gelukkig ook een rol maar ook hier zullen we de kosten zien stijgen.

Verder stijgen gewone kosten, zoals gas, elektra, benzine, olie, verzekeringen, belasting en ook het onderhoud aan de machines. Wat je ook kunt bedenken alles wordt duurder.

De afgelopen jaren werd steeds de m²-prijs geïndexeerd. Helaas staat dat niet meer in verhouding tot de stijgende kosten. Om dit op de vangen doet het bestuur het volgende voorstellen:

  1. voorstel wijziging berekening contributie

Er is in het verleden met een m²-prijs berekend, deze wordt jaarlijks geïndexeerd met ongeveer de indexatie die de Gemeente hanteert voor de grondhuur.

Er is door meerdere leden gevraagd of er niet meer inzicht gegeven kan worden in de huurprijs. Dus daar is het bestuur eens ingedoken. Op de facturen van de Gemeente en het AVVN hebben wij natuurlijk geen invloed. Aan leden wordt de Grondhuur per m² doorberekend en de contributie AVVN per lid.

Toen bleek dat niet alle leden dezelfde contributie betaalde voor hun lidmaatschap bij onze vereniging.

Rekenvoorbeeld
Tuin   aantal m²totaal op pachtbrief grondhuur à 0,67/m²AVVN contributieAandeel contributie OG
2020kwart tuin7598,4850,2526,4021,83
halve tuin125164,1383,7526,4053,98
hele tuin250328,25167,5026,40134,35
grote tuin335439,86224,4526,40189,01

In dit rekenvoorbeeld is het totaal op pachtbrief berekend met de m²-prijs van € 1,313, zoals vorig jaar vastgesteld. En de grondhuur en contributie AVVN niet teruggerekend naar de correcte bedragen, die in werkelijkheid ietsje lager zullen zijn.

Dit vinden wij niet correct. Contributie betaal je namelijk voor het lidmaatschap van de vereniging en niet voor het aantal m² dat jouw tuin groot is, voor dit laatste betalen we grondhuur.

Het lidmaatschap geeft je rechten (bijv. stemrecht) en plichten (je weet wel tuinwerkdienst enzo).

De contributie wordt gebruikt om de kosten te betalen die de vereniging maakt, voorzieningen, onderhoud en voor leuke dingen, tentoonstellingen en jubileumfeestjes.

Vanuit dit perspectief is het logisch dat alle leden evenveel contributie betalen en dus in financieel opzicht even bijdragen aan de vereniging.

De totale kosten van de jaarlijkse factuur bestaan dus eigenlijk uit 3 delen:

  • Grondhuur van de Gemeente, hier krijgen wij elk jaar een factuur voor waar ook de indexering in % genoemd wordt
  • Contributie AVVN per lid, dit wordt vastgesteld door de ledenvergadering van het AVVN
  • Contributie van onze vereniging, dit moet vastgesteld worden door onze ALV

Wij stellen voor het totaal te betalen bedrag te berekenen op basis van de hierboven genoemde componenten.

  1. voorstel wijziging procedure vaststellen contributie

Tot nu toe ontvangen leden in januari de pachtprijs met het bedrag dat je per 1 januari van dat jaar verschuldigd bent voor je tuin en lidmaatschap. De contributie wordt dan in de ALV van dat jaar vastgesteld, de ALV werd voorheen begin maart gehouden. Vorig jaar was een uitzondering met de ALV in oktober.

Het lijkt veel logischer om de wijziging van contributie van Ons Genot eerst vast te stellen in de ALV en in te laten gaan per 1 januari van het volgend jaar.

In de pachtbrief vind je dan:

  • De, per 1 januari van dat jaar geïndexeerde, grondhuur Gemeente
  • De per 1 januari van dat jaar vastgestelde contributie AVVN
  • En het in het jaar ervoor door de ALV vastgestelde contributie Ons Genot

We willen deze procedurewijziging per direct laten ingaan.

  1. vaststellen contributie 2021

We hebben ervoor gekozen om de eerste stap voor de verhoging al dit jaar door te voeren, zoals jullie bemerkt hebben op de Pachtbrief 2021. De uitleg hiervoor staat reeds benoemd bij de achtergrond.

Rekenvoorbeeld pachtbrief 2021
Tuin aantal m²totaal op pachtbrief grondhuur à 0,67/m²AVVN contributieAandeel contributie OG
2021kwart tuin75138,4550,2526,4061,83
halve tuin125204,4283,7526,4093,98
hele tuin250368,26167,5026,40174,36
grote tuin335430,85224,4526,40180,00

Zoals je kunt zien hebben we het aandeel contributie OG al enigszins aangepast.

  1. vaststellen contributie 2022

Wij stellen voor de contributie Ons Genot 2022 vast te stellen op € 180,-.

Rekenvoorbeeld pachtbrief 2022
grondhuur à 0,67/m²AVVN contributieAandeel contributie OGtotaal op pachtbrief
2022kwart tuin7550,2526,40180256,65
halve tuin12583,7526,40180290,15
hele tuin250167,526,40180373,90
grote tuin335224,4526,40180430,85

Let wel: de grondhuur en de contributie AVVN zal per 1 januari 2022 geïndexeerd worden. De berekening zal dan iets hoger uitkomen, ze zullen het wel niet verlagen.

 

 

agendapunt 9, vereniging stopt met verzekering huisjes per 2022

ter informatie

De vereniging heeft een collectieve verzekering afgesloten, waar de leden zich jaarlijks voor kunnen af- en aanmelden. De Penningmeester verwerkt de mutaties en ook de schademeldingen lopen via hem. Al met al blijkt dit toch heel wat werk te zijn.

Hierdoor hebben wij besloten per 1 januari 2022 te stoppen met het faciliteren van een eigen collectieve verzekering. Tuinleden kunnen vanaf dan kiezen om een verzekering rechtstreeks bij een verzekeringsmaatschappij of een tussenpersoon af te sljuiten.

agendapunt 10, officiële documenten

1. Privacyverklaring en Gouden Regels 

Deze documenten staan al geruime tijd op de site bij de Spelregels. Als je nog op- of aanmerkingen hebt hierover laat het ons dan weten.

2.Statuten wijziging

helaas slechts ter informatie

Een paar jaar geleden is er een team aan de slag gegaan met in eerste instantie het Huishoudelijk Reglement (HR), omdat zij vastliepen op de Statuten hebben zij de Gouden Regels opgesteld die aangeven hoe we bij onze vereniging met elkaar omgaan. Voor het aanpassen van het HR is het aanpassen van de Statuten noodzakelijk omdat de documenten met elkaar in overeenstemming dienen te zijn. Ee huidige statuten zijn 21 jaar oud, voldoen op bepaalde punten niet meer aan de huidige wet en regelgeving en geven niet altijd weer hoe de vereniging in praktijk werkt.

Vorig jaar is een team aan de slag gegaan met de Statuten, we leggen jullie bij deze ALV de opzet tot dusver voor. Deze dient dus nog aangepast te worden aan de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen.

voorwaarden voor nieuw statuten

als uitgangspunt hebben we genomen:

  • hoe staat het omschreven in de huidige statuten?
  • komt dit overeen met hoe wij het in praktijk doen?
  • werkt hoe we het in praktijk doen goed?
  • komt de praktijk overeen met hoe wij het zouden willen doen?

we willen dat de nieuwe statuten:

  • weergeven wat voor vereniging wij willen zijn
  • kort, bondig en duidelijk zijn
  • leesbaar en te begrijpen zijn
  • aansluiten bij de praktijk
  • wettelijk correct zijn
  • informatie op 1 plek weergeven, zodat je niet heen en weer hoeft te bladeren om duidelijk te krijgen over een bepaald onderwerp
  • zichzelf niet tegenspreken
  • zomin mogelijk uitwerkingen bevatten die ook in een reglement op z’n plek zijn, reglementen kunnen door de ALV aangepast worden zonder notariskosten

Voor de achtergrond en informatie om tot de nieuwe statuten te komen hebben gebruikt:

  • de informatie van het vorige team HR en de door hun opgestelde Gouden Regels
  • huidige statuten en HR
  • modelstatuten en reglementen van het AVVN
  • Burgerlijk wetboek, boek 2, titel 2 verenigingen
  • het (meelees-)team
  • en natuurlijk is het bestuur ook hierin gekend

Het team bestond uit 8 personen, die in meer of mindere mate, hebben bijdragen aan de totstandkoming van het document. In het eerste gedeelte is de gehele tekst doorgelopen en door kritische vragen en op- en aanmerkingen is het eerste concept tot stand gekomen. Als je ooit de moeite hebt genomen om de huidige statuten en HR te lezen of door te ploegen kun je je waarschijnlijk wel een voorstelling maken van de hoeveelheid werk die hierin is gaan zitten. Dit concept hebben we nogmaals doorgenomen om verder te stroomlijnen.

Statutenwijziging

Een van de regels v.w.b. Statutenwijzigingen is dat alle wijzigingen bij gehouden moeten worden. Al snel na het begin werd duidelijk dat er wel heel veel veranderd. Het lijkt ons dan ook een stuk makkelijker om de huidige statuten te verwerpen en de nieuwe statuten vast te stellen.

Op het stemformulier staat dan ook de vraag of je hiermee akkoord gaat.

Mocht meer dan 1/3 van de uitgebrachte stemmen aangeven dit niet te willen, dan schakelen wij iemand in om de wijzigingen uit te werken. Binnen het bestuur heeft niemand tijd om deze arbeidsintensieve taak op zich te nemen en deze klus zal, als geen van de leden zich hiervoor aanbiedt, waarschijnlijk tegen betaling uitbesteed worden.

De belangrijkste wijzigingen zijn:

  • invoering van (zelfsturende) teams ipv commissies. Commissie worden vastgesteld door ALV en (zelfsturend) team kunnen door ALV en/of bestuur in het leven geroepen worden voor een omlijnde taak
  • de tuinen hoeven niet meer als ‘zwarte grond’ opgeleverd te worden
  • we spreken van medetuinders i.p.v. partners e.d.
  • de tuinen hoeven niet meer omgespit te worden
  • de vereniging koopt en verkoopt de huisjes, nieuwe leden maken geld over naar de Penningmeester die het vervolgens naar de verkopende leden overmaakt

Helaas kunnen we de nieuwe Statuten niet nu ter vaststelling aanbieden.

In de huidige statuten, artikel 21. Statutenwijziging, lid 3 staat: Een besluit tot wijziging van de Statuten kan slecht op een algemene vergadering met ten minste twee derden van de uitgebrachte geldige stemmen worden genomen, mits in die vergadering meer dan de helft van het aantal leden is vertegenwoordigd. Zijn niet voldoende leden vertegenwoordigd, dan wordt binnen één maand nadien een nieuwe algemene vergadering gehouden, waarop in elk geval met ten minste twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen tot wijziging kan worden besloten.

De afgelopen jaren is het geen enkele keer voorgekomen dat meer dan de helft van de leden aanwezig was (of vorig jaar het instemmingsformulier heeft ingeleverd. We hebben navraag gedaan bij tuinleden die la langere tijd lid zijn en zij geven aan dat dit al zeker meer dan 15 jaar niet is voorgekomen. Een van de tuinleden, die zich 21 jaar geleden bezig heeft gehouden met de toenmalige wijziging, gaf aan dat er toen wel meer dan de helft van de leden is gekomen op de ALV waar die wijziging op de agenda stond.

Wij wilden voorstellen om van de regel ‘2/3 van de geldige stemmen van meer dan de helft van de leden’ af te wijken aangezien die volgens ons zijn doel voorbij schiet. Het ligt namelijk n iet in de lijn der verwachting dat bij de eerste ALV (betreffende de wijziging) meer dan de helft van de leden aanwezig zullen zijn, dit betekent dat je op voorhand kunt zeggen dat er een tweede ALV nodig is. De regel is bedoeld om ervoor te zorgen dat de statuten niet zomaar en te makkelijk worden gewijzigd. Dit lijkt ons niet van toepassing aangezien onze vorige wijziging 21 jaar geleden geweest is, er door een heel team aan gewerkt is. Eigenlijk door  meerdere teams, het HR-team heeft veel voorwerk gedaan en dit was een mooi uitgangspunt om op verder te borduren.

Maar er is al een tuinlid dat heeft aangegeven absoluut aan deze regel te willen vasthouden. De onderstaande reclame schoot zomaar in ons hoofd, kennen jullie die nog? Regels en procedures om de regels en de procedures. Blijkbaar is dit ook noodzakelijk bij een kleine, informele organisatie.

We zullen dus bij de officiële uitnodiging van de ALV, waar de wijziging wel ter vaststelling staat, zowel de 1ste als de 2e ALV-datum noemen.

3. Reglementen

ter informatie

Komend jaar houden wij ons bezig met schrijven van de Reglementen. Tot dus ver hadden we het Huishoudelijk Reglement (HR), dit gaan we opsplitsen in een algemeen reglement en een tuinreglement. In het algemeen reglement vindt je informatie over hoe onze vereniging is opgebouwd, taken van de organen van de vereniging, de financiële zaken enzovoort.

Vorig jaar is er na de ALV een team aan de slag gegaan met de vraag hoe gaan we om met de tuinwerkdienst, zij hebben begin dit jaar hun advies uitgebracht. Dit zal, op een paar kleine dingen na, opgenomen worden in het reglement. Advies inzake tuindienst januari 2021

In het tuinreglement vind je de regels specifiek over je eigen tuin. Dus Groen en Bouw, maar ook de Schouw, de taxatie en de overdracht komen in dit reglement aan bod.

We zoeken nog tuinleden die willen meelezen en denken over (een van de) reglementen. Is dit iets voor jouw? Laat het ons weten.

4. Beleidsplan-to-be

ter vaststelling

zie bijlage Beleidsplan-to-be

Beleidsplan Ons Genot

agendapunt 11, Bestuur 2021

1. Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (Wbtr)

ter informatie

Per 1 juli as. treedt de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen in werking, die ook geldt voor bestuurders van verenigingen. Ook de bestuursleden van Ons Genot vallen hier dan onder. Wat betekent deze wet?

Deze wet voorziet in maatregelen om de kwaliteit van bestuur en toezicht bij stichtingen en verenigingen te verbeteren. De belangrijkste wijzigingen betreffen toezicht, tegenstrijdig belang, aansprakelijkheid, ontslag van bestuurders en commissarissen, meervoudig stemrecht en belet en ontstentenis. We hoeven de statuten niet op stel en sprong aan te passen maar het is wel aan te raden. Omdat sommige bepalingen die thans in de statuten zijn opgenomen, maar die niet in lijn zijn met de Wbtr, als ongeschreven dienen te worden beschouwd en dus niet langer geldig zijn. Door de statuten op deze punten te wijzigen kan verwarring worden voorkomen. We moeten dus hoe dan ook de nieuwe statuten in lijn brengen met het bepaalde in de Wbtr.

Deze de wet zorgt er o.a. voor dat bestuursleden in toenemende mate het risico lopen in hun privévermogen (hoofdelijk) aansprakelijk te zijn. Dit is het geval als leden van het bestuur onbehoorlijk bestuur kan worden verweten. Bijvoorbeeld als zij aan derden opdrachten verstrekken die gezien de financiële situatie van de vereniging niet kunnen worden nagekomen. Ook in het geval van financiële malversaties is het volledige bestuur aansprakelijk voor het gedrag van een enkeling.

Dit is voor bestuursleden, die vrijwilligerswerk doen, heel wat en de vraag is hoe kunnen kunnen de bestuursleden hier tegen beschermd worden. De gevolgen zijn op dit moment niet goed te overzien. Wat gebeurt er bijv. als iemand (zoals we nu hebben meegemaakt) de vereniging of bestuursleden op de persoon aanklaagt wegens discriminatie of afpersing?

Het AVVN organiseert binnenkort een webinar over dit onderwerp en daar kunnen wij ook onze vragen kwijt. De bestuursleden zullen dit webinar volgen, indien nodig zal nog meer informatie ingewonnen worden. Pas daarna zullen de bestuursleden bepalen of ze wel of niet nog een bestuursfunctie willen bekleden.

Alle bestuursleden hebben aangegeven dat als de wet per direct zou ingaan, zij hun functies neer zullen leggen. We komen hier dus zo spoedig mogelijk op terug.

We kiezen ervoor de aftredingen en verkiezing, zie onderstaande punten, gewoon op de agenda te zetten en af te handelen. Wel zo makkelijk.

2. rooster van aftreden en verkiezing bestuursleden

ter instemming

Aftredend in 2021
Harry de GrootVoorzitterherkiesbaar
Henk Foppen2e voorzitterniet herkiesbaar
Joost van RijePenningmeesterniet herkiesbaar
Hedwig de GildeTeamleider Groenherkiesbaar

 

Aftredend 2022
Elles van SteenbergenSecretaris
Buch CarboTeamleider Bouw

 

3. vacatures

Zoals blijkt uit bovenstaande schema zijn we dringend op zoek naar een Penningmeester. Joost van Rije heeft de afgelopen 2 jaar de administratie omgezet naar het e-boekhoudpakket, dit is enorm veel werk geweest en het resultaat is er dan ook naar. We hebben een transparante administratie, waarin ook de ledenadministratie draait en klopt tot in de puntjes.

Het penningmeesterschap is bij onze vereniging een omvangrijke taak, wij beraden ons dan ook op een andere verdeling van het werk. Bijvoorbeeld 1 persoon die verantwoordelijk is voor de ledenadministratie incl. de contracten, deze taak kan 1x in de maand uitgevoerd worden, 1 persoon die de inkomende facturen verwerkt enz. We zijn hier nog niet helemaal uit, maar zou je een gedeelte van de administratie op je willen nemen, laat het ons dan weten. Inzicht in de materie en discretie zijn vereist voor dit werk.

Subsidiezoeker een van de taken die blijft liggen, die steeds doorgeschoven wordt omdat er andere prioriteiten zijn is het zoeken naar welke subsidiemogelijkheden er bestaan voor een vereniging als de onze. Wij zijn dus op zoek naar een ‘Subsidiezoeker’, iemand die het leuk vindt om uit te zoeken hoe en wat in subsidieland, de mogelijkheden in kaart brengt, voorstel(len) doet en vervolgens de subsidieaanvragen begeleidt. Je hoeft ze dus niet in je eentje te schrijven, we hebben gelukkig heel veel leden en kennis in huis. Is deze opdracht opdracht op jouw geschreven, laat het ons weten.

Verder zijn er nog vacature voor bestuursleden of ‘meelopers’ met algemene bestuurlijke vaardigheden.

4. voorstel nieuw aftreedrooster

ter instemming

Onderstaand tref het voorstel voor het nieuwe aftreedrooster aan. De functies 2e Voorzitter, 2e Penningmeester hoeven niet vervuld te worden als dusdanig, maar kunnen ook een algemeen bestuurslid zijn. Zo kan ook een algemeen bestuurslid de functie 2e Secretaris bekleden. Wat belangrijk is, is dat een functie (bijv. Voorzitter) en de bijbehorende 2e functie (bijv. 2e voorzitter) niet tegelijk aftreden.

Voorstel nieuw rooster van aftreden

 

Functie

jaar 1

jaar 2

Voorzitter

aftreden

 

2e Voorzitter

 

aftreden

Secretaris

 

aftreden

Penningmeester

aftreden

 

2e Penningmeester

 

aftreden

Teamleider Groen

aftreden

 
Teamleider Bouw 

aftreden

Algemeen bestuurslid 1

aftreden

 
Algemeen bestuurslid 2 

aftreden

agendapunt 12, benoeming leden commissie

Kascontrolecommissie

ter vaststelling

Als leden hebben zich kandidaat gesteld: Henk Brienesse (3e keer) en Henny Rosendaal (1e keer) en als reservelid Dries van Veen (1e keer)

Schouwcommissie

ter vaststelling

Als leden dragen wij voor: Harry de Groot, Buch Carbo, Hedwig de Gilde.

In deze commissie is nog plek voor een 4e persoon, is dit iets voor jou laat het ons weten. Je kunt een periode meelopen om te kijken of dit iets voor je is.

Taxatiecommissie

ter vaststelling

Als leden dragen wij voor: Harry de Groot, Buch Carbo en Johannes Hielkema.

Ook hier is nog plek voor een 4e persoon, het het ons weten als dit iets voor je is. Hier kun je ook eerst een periode meelopen.

[
agendapunt 13, AVVN samen natuurlijk tuinieren

1. afvaardiging jaarcongres (= ledenvergadering)

ter vaststelling

Dit jaar zullen Joost van Rije en Els Ovink onze vereniging vertegenwoordigen bij de ledenvergadering van het AVVN

2. digitale nieuwsbrieven AVVN 

ter informatie

Wil je de digitale nieuwsbrief of -brieven ontvangen van AVVN, dan moet je je hiervoor aanmelden via de website. Dit is namelijk niet gekoppeld aan onze ledenadministratie, het tijdschrift de tuinliefhebber is dit wel. Voor de nieuwsberichten moet je apart toestemming geven.

agendapunt 14, rondvraag

We zien jouw vragen en opmerkingen graag tegemoet.

 

– Einde agendapunten –

Vergeet niet je stemformulier in te vullen

En zoals altijd: mocht er nog iets zijn, laat het ons weten secretariaat@ons-genot.nl